企业应将车辆使用费计入管理费用，通常发生在以下情况下：

1. 行政管理部门使用车辆，例如接送员工、行政办公出行等，这些费用与企业的日常管理活动直接相关。
2. 车辆的日常维护和保养费用，如车辆的保险费、年检费、燃油费、停车费等，如果这些费用不是直接与生产或销售活动相关，而是服务于企业的行政管理职能。
3. 非生产部门，如财务部、人力资源部等，使用车辆产生的费用。

核算依据主要来自企业会计准则，根据《企业会计准则》的规定，管理费用科目用于核算企业为组织和管理企业生产经营所发生的费用，包括行政管理部门的车辆使用费。这些费用在发生时应当被确认并计入当期损益，以反映企业当期的管理成本。

需要注意的是，如果车辆主要用于生产或销售活动，相关的费用可能需要资本化或计入制造费用或销售费用，而不是管理费用。此外，如果车辆是租赁的，相关的租赁费用可能需要根据租赁准则进行处理。